POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

INTRODUCTION

Le Musée National des Beaux-arts du Québec (le « Musée » ou l’« Organisme ») reconnait l’importance de protéger les Renseignements personnels, c’est-à-dire tout Renseignement concernant un individu qui permet de l’identifier de manière directe ou indirecte (« Renseignement personnel »).

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit les mesures appliquées par le Musée pour assurer la protection des Renseignements personnels qu’il recueille, utilise, divulgue, traite et conserve dans le cadre de l’exploitation de son Site Web (mnbaq.org) et de ses activités opérationnelles courantes.

Cette politique vise à se conformer aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « LADOPPRP » ou « Loi sur l’Accès ») telle que modifiée par la L.Q. 2021, c.25 (la « Loi 25 »), et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

MISE À JOUR ET AVIS DE MODIFICATION

La présente politique peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité du Musée avec la loi et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels.

Toute modification de la présente politique fera l’objet d’un avis préalable qui précisera :

• L’objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité ;
• et
• La date d’entrée en vigueur de ces modifications.

Entrée en vigueur : 22 septembre 2023

Dernière mise à jour : 20 septembre 2023

Approuvée par :

• Le comité d’accès à l’information et la protection des renseignements personnels du Musée le 21 septembre 2023
• Le conseil d’administration le 14 décembre 2023 (CA 2023-12-14 9.2)

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

La collecte de Renseignements personnels par le Musée inclut uniquement ceux qui sont nécessaires pour les fins de ses activités. Ceux-ci concernent les renseignements relatifs à votre identité, tels que vos noms, adresses civiques et courriels, numéros de téléphone, nom de compagnie, des informations démographiques ainsi que des informations relatives à l’utilisation du Site Web.

Le Musée recueille des Renseignements personnels des façons suivantes :

Directement auprès de vous :

La plupart des Renseignements personnels qui sont collectés sont ceux fournis directement, notamment lorsque vous :

• Achetez un produit ou service offert (billet, abonnement, etc.) directement auprès du Musée;
• Participez à un sondage, une étude, un événement réalisé par le Musée;
• Souscrivez à l’infolettre du Musée ou toute autre communication personnalisée;
• Faites toute autre demande relative aux produits et services offerts par le Musée (par exemple : formuler une remarque, déposer une plainte);
• Visitez le Musée : le Musée est muni de caméras de vidéosurveillance pour assurer la sécurité des personnes, biens et infrastructure;
• Déposez une candidature à un poste

Directement, par le Site Web de l’Organisme:

Le Musée peut également recueillir des informations relatives aux visiteurs du Site Web ou par le portail des services en lignes, incluant l’identifiant de l’équipement informatique utilisé (adresse IP).

Cette collecte se fait par l’utilisation de fichiers témoins de connexion communément appelés « cookies ». Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur de notre Site lorsqu’il y accède et lorsqu’il passe d’une page à l’autre. Voici les différents types de cookies que nous utilisons sur notre site internet :

• Les cookies nécessaires : qui permettent le bon fonctionnement du site internet;
• Les cookies de statistiques et de mesure d’audience, qui permettent de collecter de l’information sur l’utilisation du site par les visiteurs, en mesurant la fréquentation ou la performance du site à l’aide de statistiques;
• Les cookies relatifs aux réseaux sociaux, qui visent à vous permettre de partager plus facilement des pages du site du Musée sur les réseaux sociaux, en vous proposant les réseaux sociaux les plus utilisés dans votre région;
• Les cookies d’annonces personnalisées, qui permettent la présentation de publicités personnalisées et la mesure de l’efficacité des publicités présentées.

Lorsque exigé, le Musée sollicitera le consentement avant de collecter les informations.

Indirectement, par l’entremise de tiers avec lesquels nous faisons affaires dans le cadre de nos activités

Le Musée peut également collecter vos renseignements par le biais de ces partenaires :

• Fondation du Musée : Le Musée collecte vos renseignements personnels par l’entremise de la Fondation du Musée, afin de vous proposer des produits et services.
• Autres Musées du Québec : dans le cadre de ces activités, le Musée est amené à collecter vos renseignements personnels par l’entremise d’autres musées du Québec. Cette collecte est encadrée par une entente qui respecte les exigences de la Loi.

CONSENTEMENT

Le Musée collecte, utilise et communique les Renseignements personnels pour les fins précisées au moment de la collecte. Voici des exemples, non limitatifs, de fins pour lesquelles le Musée collecte vos renseignements personnels :

Catégorie de personne concernée	Fins de collecte
Clients	Déterminer votre admissibilité aux produits ou services du Musée et vérifier le respect de conditions pouvant s'appliquer; Confirmer l’identité des individus, vérifier l’exactitude des Renseignements personnels et les mettre à jour, à des fins de transactions ainsi que dans le but de réduire la fraude ou les erreurs dans le traitement des transactions; Procéder à l'abonnement initial ou au renouvellement de l’abonnement au Musée; Gérer et maintenir les dossiers et comptes créés lors de l'achat (la consultation de documentation, l'accès à des services) ou la réservation d'activité en ligne; Gérer des demandes relatives aux produits et services offerts (offrir les produits et services requis ou susceptibles de vous intéresser ; traiter l'information relative à vos achats et demandes de services ainsi qu'au traitement du paiement de ceux-ci ; etc.); Gérer, administrer ses programmes et s'assurer que les membres reçoivent les services, rabais et avantages appropriés en conformité avec les modalités applicables; Études, sondages, analyses, ciblages, segmentations, statistiques, notamment afin d'établir des tarifications, de comprendre et d'analyser les intérêts, les besoins et les préférences des abonnés et clients, et pour veiller à la qualité des produits et services, effectuer des vérifications internes ou mener des activités d'amélioration continue; Communiquer avec vous, répondre aux questions, aux demandes de commentaires ou traiter les plaintes; Répondre à nos exigences légales et réglementaires.
Candidats à l’emploi pour un poste au sein du Musée	Évaluer votre candidature; Conserver les résultats de l’évaluation de votre candidature à des fins de références futures;  Communiquer avec vous.
Utilisateur du site Internet et des applications du Musée	Gérer les sites Web et services en ligne, établir des tendances et des statistiques relatives à leur utilisation, évaluer leur performance et améliorer les services; Personnaliser et adapter votre expérience de navigation selon vos besoins; Répondre à vos demandes soumises via le site web; Effectuer des analyses statistiques afin de vous proposer des publicités et des sondages ciblés.
Toute autre personne	Répondre à vos demandes transmises par téléphone, par courriel ou par la poste; Organiser des évènements récréatifs ou de réseautage; Procéder à des appels de courtoisie; Envoyer du matériel promotionnel.

Chaque fois que la loi l’exige, le Musée sollicitera votre consentement avant toute utilisation de vos renseignements personnels.

ACCÈS ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les Renseignements personnels sont divulgués et accessibles aux employés du Musée qui ont raisonnablement besoin d’y accéder pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Tous les Renseignements personnels déposés sur les serveurs du Musée sont sécurisés et ne sont accessibles qu’aux employés qui ont le droit d’y accéder, dans le cadre de leurs fonctions. Le principe du moindre privilège est suivi dans l’octroi des accès aux Renseignements personnels, suivant le rôle et les responsabilités des usagés.

De tierces personnes (partenaires et fournisseurs), notamment la Fondation du Musée (la « Fondation »), peuvent également accéder aux Renseignements personnels recueillis pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Ils ne seront pas en mesure d’accéder aux Renseignements personnels au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné.

Le Musée s’engage à ne pas communiquer, les Renseignements personnels à d’autres tiers sauf dans les cas suivants où :

• La loi l’exige;
• La communication des renseignements personnes à un tiers est requise pour toute procédure judiciaire;
• La communication des renseignements personnes à un tiers est nécessaire afin prouver ou protéger les droits légaux;
• La communication des renseignements personnes à un tiers est réalisée dans le cadre d’une entente conclue entre organismes publics.

OÙ SONT CONSERVÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les serveurs contenant les Renseignements personnels sont situés au Québec, Canada. Il est toutefois possible que la communication de Renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, le Musée :

• Effectuera l’analyse des risques liés à la protection des renseignements personnels nécessaires ;
• Validera au préalable les lois et les pratiques de protection des Renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assurera d’une protection adéquate de vos Renseignements personnels.
• Vous en informera au plus tard au moment de la collecte de vos renseignements personnels.

DURÉE DE CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Musée a mis en place des mesures afin d’assurer sa conformité relativement aux obligations de conservation et de destruction des Renseignements personnels.

Les Renseignements personnels recueillis par le Musée ne sont pas conservés au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont recueillis.

Nonobstant ce qui précède, le Musée conserve vos Renseignements personnels lorsque c’est requis afin d’être conforme aux obligations légales applicables, outre celles spécifiques à la protection des renseignements personnels.

MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET FORMATION ET SENSIBILISATION DU PERSONNEL

Le Musée a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques, proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels, afin de protéger adéquatement ces Renseignements personnels de tout vol, perte, accès non autorisé, transfert non autorisé, copie non autorisée ou altération.

Les employés du Musée sont liés par des accords de confidentialité. Des formations et de la sensibilisation relatives à la Sécurité de l’information et la Protection des Renseignements personnels sont offertes sur une base régulière aux employés de du Musée. Les systèmes informatiques respectent les cadres et protocoles de sécurité recommandés par l'industrie.

LES DROITS DES UTILISATEURS

En tant que personne dont les Renseignements personnels ont été collectés ou sont utilisés par le Musée, vous pouvez faire valoir les droits suivants :

Droit d’accéder, ou de rectifier vos Renseignements personnels : le Musée fait des efforts raisonnables pour que les Renseignements personnels qu’il recueille soient exacts et complets aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés. Vous pouvez consulter vos Renseignements personnels, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi.

Cela est possible notamment à travers votre compte en ligne Musée. Cependant, pour toute situation où l’exercice de ce droit n’est pas possible à même votre compte en ligne, vous pouvez soumettre une demande. Votre demande d’accès ou de rectification doit être transmise par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la section 10. Par la suite, votre demande sera traitée au plus tard dans les vingt (20) jours suivants la date de réception de votre demande écrite; un délai supplémentaire de dix (10) pourrait être nécessaire pour traiter votre demande, auquel cas vous en serez avisé.

Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés par le Musée pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration des produits et services qui vous sont offerts ou au traitement de vos demandes.

Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels pour une finalité relative à la gestion et l’administration des produits et services sans au préalable cesser de vous fournir le service ou produit que vous avez demandé.

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 10.

Droit de déposer une plainte : Toute question à l’égard de vos Renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans la Politique devront être acheminées au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 10.

[En vigueur à compter du mois de septembre 2024] Droit à la portabilité : Toute personne concernée doit pouvoir, sur demande, obtenir une copie des Renseignements personnels qui ont été collectés sur elle. Si les Renseignements personnels de la personne sont informatisés, cette dernière peut demander qu’ils lui soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et compréhensible.

Exceptions : Liens ou redirection vers des sites ou applications tiers.

Nos Sites Web et nos applications peuvent contenir des liens ou une redirection vers d’autres sites Web de partenaires, fournisseurs, annonceurs et d’autres entreprises tierces. Ainsi, en cliquant sur ces liens, vous quittez les Sites du Musée.
Le Musée met en œuvre des moyens raisonnables pour s’assurer que ses partenaires respectent les exigences légales applicables en matière de protection des renseignements personnels. Toutefois, le Musée ne contrôle pas l'exploitation de ces sites Web ni la manière dont vos Renseignements personnels y sont recueillis, stockés, utilisés, partagés ou à qui ils sont divulgués. Vous devez donc consulter les politiques de confidentialité propres à ces sites Web tiers avant de choisir de leur fournir des Renseignements personnels. Le Musée ne pourra être tenu responsable des pratiques de confidentialité, de vie privée, ni du contenu des autres sites Web, autres que les propres Sites du Musée.

CONTACT

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos Renseignements personnels, c’est-à-dire de prendre toutes mesures nécessaires pour assurer vos droits tels que décrits dans les précédentes sections. Ses coordonnées sont les suivantes :

M^e Marc Lajoie, LL. B., LL. M.
Secrétaire général et conseiller juridique
Musée national des beaux-arts du Québec
Parc des Champs-de-Bataille
Québec (Québec) G1R 5H3
Canada
secretariat.general@mnbaq.org
Télécopieur : 418 644-1067

Toute demande sera prise en compte et traitée en tout respect.